Databehandleraftale

I henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

Kunden (som angivet ved underskrift af denne aftale)

herefter “den dataansvarlige”

og

Websitecare ApS CVR-nr. 43749889 Nordre Borrelyngvej 3 3770 Allinge Danmark [email protected]

herefter “databehandleren”

der hver især er en “part” og sammen udgør “parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

2. Præambel

2.1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2. Disse Bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

2.3. I forbindelse med leveringen af webhosting, drift, vedligehold og opdatering, backup, udvikling, rådgivning, oprydning efter hacking samt support og lignende ydelser, som nærmere beskrevet i Bilag A, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

2.6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

2.7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

2.8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

2.9. Bilag D indeholder parternes regulering af andre forhold, som ikke følger af Bestemmelserne.

2.10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes¹ nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler der må ske behandling af personoplysninger.

3.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

¹ Henvisninger til “medlemsstat” i disse Bestemmelser skal forstås som en henvisning til “EØS-medlemsstater”.

4. Databehandleren handler efter instruks

4.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i Bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

5.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen over personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

6.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere de risici for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

6.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere de risici for fysiske personers rettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren, som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

6.4. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i Bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

7.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

7.3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i Bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af Bilag B.

7.4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.6. Databehandleren skal så vidt muligt i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, sådan at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af personoplysningerne.

7.7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland c. behandle personoplysningerne i et tredjeland.

8.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i Bilag C.6.

8.5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

9.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede c. indsigtsretten d. retten til berigtigelse e. retten til sletning (“retten til at blive glemt”) f. retten til begrænsning af behandling g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling h. retten til dataportabilitet i. retten til indsigelse j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

9.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 9.1 bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse) d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9.3. Parterne skal i Bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige, samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1 og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10.4. Parterne skal i Bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

11.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger er databehandleren forpligtet til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige, til den dataansvarlige samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Fremgangsmåde og frister fremgår af Bilag C.4.

11.2. Databehandleren er ikke bekendt med EU-ret eller national ret, som databehandleren er underlagt, og som foreskriver opbevaring af de personoplysninger, der behandles på den dataansvarliges vegne, efter ophør af tjenesterne. Skulle sådanne regler finde anvendelse, forpligter databehandleren sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver, og til at underrette den dataansvarlige herom.

12. Revision, herunder inspektion

12.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7 og C.8.

12.3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

13.1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen. Sådanne bestemmelser fremgår af Bilag D.

14. Ikrafttræden og ophør

14.1. Bestemmelserne træder i kraft, når den dataansvarlige har underskrevet dem elektronisk. Databehandleren har på forhånd tiltrådt Bestemmelserne ved at stille dem til rådighed til underskrift, og databehandlerens underskrift anses dermed for afgivet samtidig med den dataansvarliges. Den dataansvarlige modtager en kopi af de underskrevne Bestemmelser med dato pr. e-mail.

14.2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

14.5. Underskrift: Se underskriftsformularen nedenfor.

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

15.2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Databehandleren: Kim Vinberg [email protected] +45 42 44 46 89

Den dataansvarlige: Den person og de kontaktoplysninger, der er angivet ved underskrift af denne aftale.

Bilag A: Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet er at levere de ydelser, som den dataansvarlige har bestilt hos databehandleren, herunder:

• webhosting af hjemmesider, databaser, filer og e-mail
• drift, vedligehold og opdatering af hjemmesider, f.eks. WordPress, plugins og temaer
• backup og gendannelse
• udvikling, rådgivning og lignende ydelser
• sikkerhedsovervågning og oprydning efter hacking, herunder fjernelse af skadelig kode og gendannelse
• support i forbindelse med ovenstående.

Databehandleren må ikke anvende personoplysningerne til andre formål.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

• opbevaring af data på servere (hosting) og i backups
• adgang til og gennemsyn af data i forbindelse med vedligehold, udvikling, fejlfinding, sikkerhedsarbejde og support
• kopiering af data, f.eks. ved backup, flytning af hjemmesider og opsætning af test- eller udviklingsmiljøer
• gendannelse, ændring og sletning af data efter den dataansvarliges anmodning eller som led i de aftalte ydelser.

Databehandleren foretager ikke selvstændig analyse, profilering eller markedsføring på baggrund af personoplysningerne.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Databehandleren har teknisk adgang til alle data på den dataansvarliges hjemmeside(r), herunder databaser, filer, e-mail og backups. Hvilke personoplysninger der behandles, afhænger derfor af, hvad den dataansvarlige indsamler. Det kan bl.a. omfatte:

• almindelige personoplysninger, f.eks. navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, brugernavn, IP-adresse og logdata, ordre- og købshistorik, medlemsnummer, medlemskabstype samt indhold af henvendelser via formularer og kommentarer
• CPR-numre, jf. databeskyttelseslovens § 11, hvis den dataansvarlige indsamler disse
• betalingsoplysninger, hvis den dataansvarlige opbevarer disse på hjemmesiden
• følsomme personoplysninger (forordningens artikel 9) og oplysninger om strafbare forhold (artikel 10), hvis den dataansvarliges hjemmeside indsamler sådanne.

Databehandleren behandler alene de nævnte oplysninger som en del af det samlede datasæt i forbindelse med de aftalte ydelser og ikke selvstændigt. Den dataansvarlige skal skriftligt oplyse databehandleren, hvis hjemmesiden indeholder CPR-numre, betalingsoplysninger, følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, så databehandleren kan tage højde herfor i sin risikovurdering.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

• besøgende på den dataansvarliges hjemmeside(r)
• den dataansvarliges kunder
• den dataansvarliges medlemmer
• den dataansvarliges medarbejdere og brugere med adgang til hjemmesiden eller e-mail
• øvrige personer, hvis oplysninger indgår i den dataansvarliges data, f.eks. leverandører og samarbejdspartnere.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandlingen varer, så længe databehandleren leverer ydelser til den dataansvarlige. Ved enkeltstående opgaver, f.eks. udvikling eller oprydning efter hacking, varer behandlingen, så længe opgaven løber. Herefter slettes eller tilbageleveres personoplysningerne som beskrevet i Bilag C.4.

Bilag B: Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:

Databehandlerens supportsystem (Zammad) driftes af databehandleren selv på databehandlerens egne servere i Danmark. Supportsystemet modtager kopier af e-mails og kan dermed indeholde personoplysninger.

Den dataansvarlige har godkendt ovenstående underdatabehandlere til de anførte behandlingsaktiviteter. Databehandleren må ikke anvende en underdatabehandler til andre behandlingsaktiviteter end de anførte uden at følge proceduren i B.2.

B.2. Varsel ved godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren underretter den dataansvarlige skriftligt pr. e-mail om tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel. Den dataansvarlige kan inden for varslet gøre indsigelse mod ændringen, hvis der foreligger saglige grunde. Kan parterne ikke finde en løsning, kan den dataansvarlige opsige den eller de berørte ydelser til ophør, inden ændringen træder i kraft.

Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører de ydelser og behandlingsaktiviteter, der er beskrevet i Bilag A.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at databehandleren har adgang til hele den dataansvarliges datasæt, som kan indeholde CPR-numre, betalingsoplysninger og følsomme personoplysninger. Databehandleren har som minimum gennemført følgende foranstaltninger:

Adgangsstyring

• tofaktorgodkendelse (2FA) på databehandlerens systemer og administrative adgange
• adgang til kundedata gives kun til medarbejdere, der har brug for den i deres arbejde, og adgangen gennemgås løbende
• adgang fjernes, når den ikke længere er nødvendig
• alle personer med adgang til kundedata har skriftligt forpligtet sig til fortrolighed, jf. Bestemmelse 5.

Kryptering

• data overføres via krypterede forbindelser (HTTPS/TLS, SFTP, SSH)
• backups krypteres.

Backup og overvågning

• automatisk backup af hjemmesider og databaser, herunder ekstern backup hos Hetzner, adskilt fra produktionsdata
• overvågning af servere og hjemmesider samt firewall.

C.3. Bistand til den dataansvarlige

Registreredes rettigheder (Bestemmelse 9.1): Databehandleren bistår på den dataansvarliges skriftlige anmodning med at finde, udtrække, rette eller slette personoplysninger på hjemmesiden og i hostingmiljøet, i det omfang den dataansvarlige ikke selv kan gøre det.

Brud på persondatasikkerheden (Bestemmelse 9.2 og 10): Databehandleren underretter den dataansvarlige via den kontaktperson, der er angivet ved underskrift. Underretningen indeholder, i det omfang det er muligt:

• en beskrivelse af hændelsen, herunder hvornår den skete og blev opdaget
• hvilke systemer, data og kategorier af registrerede der er berørt, og omtrent hvor mange
• de sandsynlige konsekvenser
• hvilke foranstaltninger databehandleren har truffet eller foreslår truffet
• kontaktoplysninger på databehandlerens kontaktperson.

Oplysninger, der ikke er tilgængelige ved første underretning, eftersendes, så snart de foreligger.

C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine

I aftaleperioden: Personoplysningerne opbevares, så længe det er nødvendigt for at levere ydelserne. Backups slettes løbende efter en fast rotation. Databehandleren bestræber sig på, at backups slettes senest 90 dage efter, de er taget. Afhængig af backuptypen kan backups dog opbevares i op til 12 måneder.

Ved ophør: Den dataansvarlige vælger ved ophør, om personoplysningerne skal slettes eller tilbageleveres. Tilbagelevering sker som en kopi af hjemmesidens filer og database i et almindeligt anvendt format. Har den dataansvarlige ikke truffet et valg senest 30 dage efter ophør, slettes personoplysningerne.

• data i produktionsmiljøet slettes senest 30 dage efter ophør eller tilbagelevering
• backups slettes, når de udløber efter den normale rotation, jf. ovenfor, og senest 12 måneder efter ophør. Indtil sletning er backups beskyttet af de samme sikkerhedsforanstaltninger og anvendes ikke, medmindre den dataansvarlige anmoder om det
• databehandleren bekræfter sletningen skriftligt på anmodning.

Den dataansvarliges valg og eventuelle ændringer heraf dokumenteres skriftligt, herunder elektronisk, og opbevares sammen med disse Bestemmelser.

Oplysninger om den dataansvarlige som kunde, f.eks. fakturaer og kontaktoplysninger, behandler databehandleren som selvstændig dataansvarlig, bl.a. efter bogføringsloven. Disse er ikke omfattet af disse Bestemmelser.

C.5. Lokalitet for behandling

Behandlingen af de personoplysninger, der er omfattet af Bestemmelserne, kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end databehandlerens adresse, databehandlerens medarbejderes arbejdssteder inden for EU/EØS og underdatabehandlernes lokaliteter som angivet i Bilag B.

C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Personoplysningerne opbevares som udgangspunkt inden for EU/EØS. Databehandleren må ikke overføre personoplysninger til tredjelande, bortset fra nedenstående:

Databehandlerens e-mail og fillagring (Proton AG) foregår i Schweiz. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om, at Schweiz har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 45.

Hvis den dataansvarlige ikke i Bestemmelserne eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af Bestemmelserne at foretage sådanne overførsler.

C.7. Procedurer for den dataansvarliges revision, herunder inspektion, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Den dataansvarlige kan til enhver tid skriftligt anmode databehandleren om dokumentation for overholdelsen af Bestemmelserne, herunder en redegørelse for de sikkerhedsforanstaltninger, der er beskrevet i C.2. Databehandleren besvarer anmodningen inden for 30 dage.

Den dataansvarlige eller en af den dataansvarlige udpeget uafhængig revisor kan derudover efter aftale og med mindst 30 dages varsel foretage en fysisk inspektion. Den dataansvarlige afholder egne omkostninger hertil.

C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren fører mindst én gang om året tilsyn med underdatabehandlerne ved at gennemgå deres databehandleraftaler, sikkerhedsdokumentation og eventuelle revisionserklæringer eller certificeringer (f.eks. ISO 27001 eller SOC 2). Dokumentationen for tilsynet stilles til rådighed for den dataansvarlige på anmodning.

Bilag D: Parternes regulering af andre forhold

D.1. Ansvarsbegrænsning

Databehandlerens samlede erstatningsansvar over for den dataansvarlige efter disse Bestemmelser er begrænset til et beløb svarende til det vederlag, som den dataansvarlige har betalt for de ydelser, der er omfattet af Bestemmelserne, i de 12 måneder forud for den skadegørende begivenhed.

Databehandleren er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste og tab af goodwill.

Ansvarsbegrænsningerne gælder ikke, hvis databehandleren har handlet forsætligt eller groft uagtsomt.

Ansvarsbegrænsningerne gælder alene mellem parterne og begrænser ikke de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningens artikel 82.